La gestione delle trasferte da parte delle imprese

Gestione delle trasferte

Nell’ipotesi in cui il dipendente o il collaboratore o l’amministratore siano chiamati a svolgere le proprie mansioni temporaneamente fuori dalla sede di lavoro abituale a fronte di esigenze di servizio di carattere transitorio e contingente, gli stessi si considerano in trasferta.
I contratti collettivi disciplinano generalmente la gestione delle trasferte del lavoratore sotto il profilo del trattamento economico da corrispondere.
Nel caso dei collaboratori e degli amministratori, invece, la trasferta viene regolamentata nell’ambito del contratto instaurato ovvero nel verbale di nomina.
Specifiche norme di legge, infine, regolano il trattamento contributivo e fiscale delle indennità di trasferta e dei rimborsi spese ai fini della determinazione sia del reddito di lavoro dipendente sia dei redditi ad esso assimilati.

La sede di lavoro costituisce un parametro essenziale al corretto trattamento della trasferta, sia ai fini contrattuali sia ai fini fiscali e previdenziali. Per quanto concerne il rapporto di lavoro subordinato, l’indicazione della sede di lavoro deve risultare dalla lettera di assunzione o da ogni altro documento scritto da consegnarsi al lavoratore e ogni eventuale variazione, nel corso del rapporto, dovrà essere adeguatamente documentata.
Analogamente, nel caso di un rapporto di collaborazione, la sede di lavoro deve essere specificata nel contratto stipulato tra le parti ed eventuali variazioni della stessa dovranno essere comunicate per iscritto al collaboratore e da questi sottoscritte.

Il legislatore disciplina in modo diverso la gestione delle trasferte a seconda che avvengano
ƒ nel Comune ovvero
ƒ fuori del Comune
in cui è ubicata la sede abituale di lavoro del lavoratore.

In relazione alle trasferte effettuate fuori del Comune, il legislatore fiscale le distingue ulteriormente in trasferte in Italia e trasferte all’estero. In particolare, le specifiche agevolazioni fiscali (e previdenziali) previste trovano applicazione esclusivamente nell’ipotesi in cui il dipendente o collaboratore o amministratore sia chiamato a svolgere le proprie mansioni fuori del Comune in cui è ubicata la sua sede di lavoro abituale.

Il legislatore individua, in relazione all’istituto della trasferta, tre sistemi di rimborso, l’uno alternativo all’altro, schematizzabili nel modo seguente:
ƒ il rimborso analitico,
ƒ il rimborso forfetario,
ƒ il rimborso misto.

Per le trasferte nel territorio comunale dove si trova la sede di lavoro, i rimborsi di spese, tranne i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore, concorrono integralmente a formare il reddito.

RIMBORSO ANALITICO

In caso di rimborso analitico delle spese per trasferte o missioni fuori del territorio comunale, il relativo trattamento fiscale (e previdenziale) è sintetizzato nella tabella seguente:
R
TIPO SPESA TIPO DOCUMENTAZIONE TRATTAMENTO FISCALE
Viaggio e trasporto
(anche indennità km)
Analitica (biglietti,
ricevute) Esente
Vitto e alloggio Analitica (fattura ,
ricevuta, scontrino
fiscale) Esente
Altre spese Analitica (scontrini fiscali,
ecc.) o non presente Italia: esente fino a € 15,49 al giorno
Estero: esente fino a € 25,82 al giorno
Parcheggio e
pedaggio autostrada Analitica

Non presente Si considerano accessorie alle spese di viaggio e sono esenti

Italia: esente fino a € 15,49 al giorno
Estero: esente fino a € 25,82 al giorno

L’eventuale indennità corrisposta in aggiunta al rimborso analitico, indipendentemente dal relativo importo, concorre interamente a formare il reddito di lavoro dipendente.

RIMBORSO FORFETARIO
In alternativa al rimborso analitico, l’azienda, in base alle disposizioni del contratto collettivo applicato, può optare per la corresponsione, al dipendente in trasferta fuori del territorio comunale, dell’indennità forfetaria.
In tale ipotesi, l’indennità è esclusa dall’imponibile nelle misure di seguito indicate.

TIPO DI VOCE ITALIA ESTERO
Indennità forfetaria Esente fino a € 46,48
al giorno Esente fino a € 77,47
al giorno
Rimborso spese di viaggio e
trasporto (documentate) Esenti Esenti
Rimborso di altre spese (vitto,
alloggio, lavanderia, ecc…) Imponibili Imponibili

Il limite di esenzione non subisce alcuna riduzione in relazione alla durata della trasferta.

SISTEMA MISTO
Il sistema misto prevede la corresponsione, unitamente al rimborso analitico delle spese di vitto e/o alloggio, anche di un’indennità di trasferta. In relazione a quest’ultima sono previsti i seguenti tetti di esenzione:

ITALIA ESTERO

Indennità +
rimborso vitto o
alloggio
Indennità di trasferta

Rimborso vitto o alloggio
o vitto o alloggio gratuito
Esente fino a
€ 30,99 al giorno

Esente
(spese analiticamente
documentate)
Esente fino a € 51,65 al giorno

Esente
(spese analiticamente
documentate)

Indennità
+ vitto e
alloggio

Indennità di trasferta

Rimborso vitto o alloggio
o vitto o alloggio gratuito
Esente fino a
€ 15,49 al giorno

Esente
(spese documentate) Esente fino a
€ 25,82 al giorno

Esente
(spese documentate)

Rimborsi
Viaggio e trasporto
(compresa indennità km)

Ulteriori spese Esente
(spese documentate)

Imponibile Esente
(spese documentate)

Imponibile